1. Who is responsible

Visible Digital Media (the app, Visi and visibledigitalmedia.com) is responsible for the information described here. Contact: hellovisibledigitalmedia.com.

2. What we collect

• Account details: your name, business name, email, language, and the people you invite to your team.
• Business details: what you tell Visi about your business, your brand colors, logo, photos, hours, services and prices.
• Content: your website, posts, drafts, replies and anything Visi creates for you.
• Your customers' information: the requests, bookings, names, emails, phone numbers and messages that come in through your website and landing page forms, plus review requests you send.
• Connected accounts: when you connect Facebook, Instagram, Threads, Pinterest, Google Business Profile or TikTok, the access needed to publish and read basic results. You can disconnect any time.
• Payments: Stripe handles your card or bank details. We receive only what we need, such as the plan, the status of a payment and the last digits.
• Website and landing page visitors: basic visit information, such as pages viewed and the type of device, to keep sites working and to show you your numbers. Visits are counted once a day per visitor without tracking cookies.
• Messages to us and to Visi: what you write to us by email or through our contact form, your conversations with Visi inside the app, and your support requests.
• Account history: a record of important actions in your account (for example who approved a post or changed a setting), so you can see who did what.

3. How we use it

• To run the app and Visi, build and host your website, publish what you approve, and send the emails and texts you ask for.
• To bill you through Stripe and tell you about your account.
• To keep the app safe, stop spam and fix problems.
• To improve the app, using information that does not identify you when we can.

We do not sell your information or your customers' information, and we do not use it for advertising.

4. Visi and AI providers

Visi is powered by Claude, an AI service from Anthropic, with Google's Gemini service as a backup when Claude is not available. To prepare your posts, website text and design, replies and answers to your questions, Visi sends the needed parts of your request and of your account to the AI provider that answers. We send only what the task needs. In support conversations we hide email addresses, phone numbers and keys before anything is sent. Each provider processes it under its own terms for business use of its service.

5. Cookies and analytics

The app uses cookies that are needed to keep you signed in and to keep your account safe. Our public website, visibledigitalmedia.com, uses Google Analytics to count visits and see which pages help people, and Google reCAPTCHA on forms to stop spam. These Google services may use cookies; you can block cookies in your browser settings. We do not use advertising cookies in the app.

6. Who we share it with

We share information only with the companies that help us run the app, and only for that purpose:

• Stripe, for card and bank (ACH) payments, including bank connections made through Stripe.
• Our hosting and security providers, such as Bluehost and Cloudflare, to keep websites online, fast and secure.
• Email and text message providers, to send the messages you ask for.
• AI service providers that power Visi.
• Google reCAPTCHA on our website forms, to stop spam. Its use follows Google's Privacy Policy and Terms of Service.
• The social networks and Google services you connect, when you publish to them.

We may also share information if the law requires it, or to protect our customers and the app from fraud or abuse.

7. Your customers' information

When your customers fill in your forms, book or reply, that information belongs to your business. We store and process it for you so the app can work. You are responsible for telling your customers how you use it and for having their permission before sending them texts. Your customers can ask you, or us, to delete it.

8. Your website chat (Visi Front Desk)

When your customers write in the chat on your website, an AI service (Claude, from Anthropic) answers them using your business details. The chat always says it is a virtual assistant and never asks for health, payment card or ID information. We keep each chat so you can read it in Conversations for 90 days, or 30 or 60 if you choose, then delete it. You can delete any chat, or all of them, at any time. When you answer a chat yourself, your customer sees your first name. Names, phone numbers and emails your customers leave in the chat go to your Leads like any other request.

9. How long we keep it

We keep your information while your account is open. If you close your account, we delete it or make it anonymous within 90 days, except what we must keep by law, such as payment records. Website backups are kept for up to 30 days.

Support requests move to an archive 30 days after they are closed and are deleted after one year unless we tell you otherwise. We keep a short record of each deleted request (its number, business name, title and dates) so we know it was handled. Questions asked to Visi are kept in a short list without email addresses or phone numbers, to help us improve her answers.

10. Your choices and rights

You can see and change most of your information in the app. To get a copy, fix something or delete your account, write to hellovisibledigitalmedia.com or ask Visi. We answer as soon as we can and finish within 30 days. You can unsubscribe from our emails at any time.

11. Security

We use encryption (https) everywhere, secure payment through Stripe, backups and limited access for our team. No system is perfect, so if something ever affects your information we will tell you quickly.

Your password is stored scrambled, never in plain text. You can turn on two step sign in (a code by email or from an authenticator app after your password). We email you when someone signs in from a new device and when many wrong passwords are tried on your account. Repeated wrong passwords are blocked automatically, and we check our servers every day for signs of tampering.

If a security problem ever affects your personal information, we will tell you by email as fast as we can and no later than 30 days after we find out, as the law requires, with what happened and what you should do.

12. Children

The app is for businesses and adults. We do not knowingly collect information from children under 13.

13. Changes

If we change this policy in a way that matters, we tell you by email or in the app before it takes effect.

14. Contact

Visible Digital Media LLC. Email: hellovisibledigitalmedia.com. These policies follow the laws of the State of Florida.

1. Quién es responsable

Visible Digital Media (la app, Visi y visibledigitalmedia.com) es responsable de la información descrita aquí. Contacto: hellovisibledigitalmedia.com.

2. Qué recopilamos

• Datos de la cuenta: tu nombre, el nombre de tu negocio, tu correo, tu idioma y las personas que invitas a tu equipo.
• Datos del negocio: lo que le cuentas a Visi sobre tu negocio, los colores de tu marca, tu logo, fotos, horario, servicios y precios.
• Contenido: tu sitio web, publicaciones, borradores, respuestas y todo lo que Visi crea para ti.
• Información de tus clientes: las solicitudes, citas, nombres, correos, teléfonos y mensajes que llegan por los formularios de tu sitio y de tus páginas de aterrizaje, y los pedidos de reseña que envías.
• Cuentas conectadas: cuando conectas Facebook, Instagram, Threads, Pinterest, Perfil de Negocio de Google o TikTok, el acceso necesario para publicar y leer resultados básicos. Puedes desconectarlas cuando quieras.
• Pagos: Stripe maneja los datos de tu tarjeta o banco. Nosotros recibimos solo lo necesario, como el plan, el estado de un pago y los últimos dígitos.
• Visitantes del sitio y de las páginas de aterrizaje: información básica de visitas, como las páginas vistas y el tipo de dispositivo, para que los sitios funcionen y mostrarte tus números. Las visitas se cuentan una vez al día por visitante, sin cookies de rastreo.
• Mensajes para nosotros y para Visi: lo que nos escribes por correo o por nuestro formulario de contacto, tus conversaciones con Visi dentro de la app y tus solicitudes de ayuda.
• Historial de la cuenta: un registro de las acciones importantes de tu cuenta (por ejemplo quién aprobó una publicación o cambió un ajuste), para que veas quién hizo qué.

3. Cómo la usamos

• Para operar la app y a Visi, crear y alojar tu sitio web, publicar lo que apruebas y enviar los correos y textos que pides.
• Para cobrarte a través de Stripe y avisarte sobre tu cuenta.
• Para mantener la app segura, detener el spam y resolver problemas.
• Para mejorar la app, usando información que no te identifique cuando sea posible.

No vendemos tu información ni la de tus clientes, y no la usamos para publicidad.

4. Visi y los proveedores de IA

Visi funciona con Claude, un servicio de inteligencia artificial de Anthropic, y usa el servicio Gemini de Google como respaldo cuando Claude no está disponible. Para preparar tus publicaciones, los textos y el diseño de tu sitio, tus respuestas y las respuestas a tus preguntas, Visi envía las partes necesarias de tu pedido y de tu cuenta al proveedor de IA que responde. Enviamos solo lo que la tarea necesita. En las conversaciones de ayuda ocultamos correos, teléfonos y claves antes de enviar nada. Cada proveedor lo procesa bajo sus propios términos para el uso comercial de su servicio.

5. Cookies y estadísticas

La app usa cookies necesarias para mantener tu sesión abierta y tu cuenta segura. Nuestro sitio público, visibledigitalmedia.com, usa Google Analytics para contar visitas y ver qué páginas ayudan a la gente, y Google reCAPTCHA en los formularios para detener el spam. Estos servicios de Google pueden usar cookies; puedes bloquear las cookies en los ajustes de tu navegador. No usamos cookies de publicidad en la app.

6. Con quién la compartimos

Compartimos información solo con las empresas que nos ayudan a operar la app, y solo para eso:

• Stripe, para pagos con tarjeta y por banco (ACH), incluidas las conexiones bancarias hechas con Stripe.
• Nuestros proveedores de hosting y seguridad, como Bluehost y Cloudflare, para que los sitios estén en línea, rápidos y seguros.
• Proveedores de correo y mensajes de texto, para enviar los mensajes que pides.
• Proveedores de inteligencia artificial que hacen funcionar a Visi.
• Google reCAPTCHA en los formularios de nuestro sitio, para detener el spam. Su uso sigue la Política de Privacidad y los Términos de Servicio de Google.
• Las redes sociales y los servicios de Google que conectas, cuando publicas en ellos.

También podemos compartir información si la ley lo exige, o para proteger a nuestros clientes y la app de fraude o abuso.

7. La información de tus clientes

Cuando tus clientes llenan tus formularios, reservan o responden, esa información es de tu negocio. La guardamos y procesamos para ti para que la app funcione. Tú eres responsable de decirles a tus clientes cómo la usas y de tener su permiso antes de enviarles textos. Tus clientes pueden pedirte a ti, o a nosotros, que la borremos.

8. El chat de tu sitio web (Visi Front Desk)

Cuando tus clientes escriben en el chat de tu sitio web, un servicio de IA (Claude, de Anthropic) les responde con los datos de tu negocio. El chat siempre dice que es una asistente virtual y nunca pide información de salud, de tarjetas de pago ni de identificación. Guardamos cada chat para que lo leas en Conversaciones por 90 días, o 30 o 60 si así lo eliges, y después lo borramos. Puedes borrar cualquier chat, o todos, cuando quieras. Cuando respondes un chat tú, tu cliente ve tu primer nombre. Los nombres, teléfonos y correos que tus clientes dejan en el chat van a tu bandeja de Clientes como cualquier otra solicitud.

9. Cuánto tiempo la guardamos

Guardamos tu información mientras tu cuenta esté abierta. Si cierras tu cuenta, la borramos o la hacemos anónima en 90 días, salvo lo que debemos guardar por ley, como los registros de pago. Las copias de los sitios web se guardan hasta 30 días.

Las solicitudes de ayuda pasan a un archivo 30 días después de cerrarse y se borran después de un año salvo que te digamos otra cosa. Guardamos un registro corto de cada solicitud borrada (su número, el nombre del negocio, el título y las fechas) para saber que se atendió. Las preguntas hechas a Visi se guardan en una lista corta sin correos ni teléfonos, para mejorar sus respuestas.

10. Tus opciones y derechos

Puedes ver y cambiar la mayor parte de tu información en la app. Para recibir una copia, corregir algo o borrar tu cuenta, escribe a hellovisibledigitalmedia.com o pregúntale a Visi. Respondemos lo antes posible y lo terminamos en 30 días. Puedes darte de baja de nuestros correos cuando quieras.

11. Seguridad

Usamos cifrado (https) en todo, pagos seguros con Stripe, copias de seguridad y acceso limitado para nuestro equipo. Ningún sistema es perfecto, así que si algo afecta tu información te avisaremos rápido.

Tu contraseña se guarda codificada, nunca en texto simple. Puedes activar el inicio de sesión en dos pasos (un código por correo o de una app de autenticación después de tu contraseña). Te avisamos por correo cuando alguien entra desde un equipo nuevo y cuando se prueban muchas contraseñas incorrectas en tu cuenta. Los intentos repetidos con contraseñas incorrectas se bloquean solos, y revisamos nuestros servidores todos los días en busca de señales de manipulación.

Si un problema de seguridad afecta alguna vez tu información personal, te avisaremos por correo lo antes posible y a más tardar 30 días después de saberlo, como lo exige la ley, con lo que pasó y lo que debes hacer.

12. Menores

La app es para negocios y adultos. No recopilamos a sabiendas información de menores de 13 años.

13. Cambios

Si cambiamos esta política de una forma importante, te avisamos por correo o en la app antes de que aplique.

14. Contacto

Visible Digital Media LLC. Correo: hellovisibledigitalmedia.com. Estas políticas siguen las leyes del Estado de Florida.